Codice etico e codici di condotta

Il Gruppo EVOCA, inteso come la società capogruppo “EVOCA S.p.A.” e le società da essa direttamente o indirettamente controllate (di seguito, congiuntamente e disgiuntamente, solo “EVOCA”), costituisce una realtà aziendale con presenza diretta in vari Paesi e con ampie e diffuse relazioni nazionali ed internazionali.

Per questa ragione è stato predisposto il presente Codice Etico (di seguito anche “Codice”), la cui osservanza è di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione di EVOCA, fattori decisivi per il successo dell’impresa.

Principi generali

Il Codice Etico individua i più importanti valori aziendali di EVOCA, evidenziando l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dei soggetti destinatari del Codice stesso.

L’adozione del presente Codice è espressione di un contesto aziendale ove primario obiettivo è quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative degli interlocutori di EVOCA, mirando a raccomandare e promuovere un elevato standard di professionalità e a vietare quei comportamenti che si pongono in contrasto non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che EVOCA intende promuovere.

EVOCA, nell’ambito delle sue attività e nella conduzione dei suoi affari, assume come principi ispiratori il rispetto della legge e delle normative dei Paesi di riferimento.

EVOCA si impegna a diffondere il contenuto di questo Codice a quanti entreranno in relazione con le società del proprio Gruppo.

I Destinatari

Il Codice Etico è vincolante e si applica ai seguenti soggetti (“Destinatari”):

ad amministratori, sindaci, revisori, dirigenti e dipendenti di EVOCA, ovunque essi operino;
a collaboratori e consulenti esterni di EVOCA;
ai fornitori e clienti di EVOCA;
altri portatori di interessi di EVOCA.

Ambito territoriale di applicazione

Il Codice si applica in Italia e in tutti gli altri Paesi nei quali EVOCA opera.

Aggiornamenti

Il Consiglio di Amministrazione di Evoca S.p.A. ha facoltà di modificare, integrare, aggiornare il presente Codice, dandone immediata comunicazione ed informativa ai Destinatari.

LE NORME

Lealtà e conflitto d’interessi

Tutti i Destinatari sono tenuti a comportamenti di lealtà e correttezza verso EVOCA in tutte le loro attività lavorative e al rispetto del presente Codice, anche nei rapporti verso l’esterno.

In particolare, è fatto dovere di evitare situazioni in cui si possano manifestare conflitti di interesse e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari connesse allo svolgimento delle proprie funzioni.

Pertanto, l’amministratore che in una determinata operazione ha, per conto proprio o di terzi, un interesse in conflitto con quello di EVOCA, deve darne notizia agli altri amministratori e all’organo di controllo (se presenti), e deve astenersi dal partecipare alle deliberazioni riguardanti l’operazione stessa o ricevere l’autorizzazione al compimento dell’atto da parte dell’assemblea dei soci.

In ogni caso in cui possa sorgere una situazione di potenziale conflitto, la comunicazione tra un Destinatario e il suo superiore (o se il conflitto di interessi riguarda un amministratore o un sindaco, il rapporto tra quest’ultimo e gli altri membri dell’organo di cui l’amministratore in fa parte, o se si tratta di un amministratore unico o di un sindaco unico, il rapporto tra lui e l’assemblea dei soci di EVOCA) o tra un collaboratore (o consulente o cliente o fornitore) e il suo referente all’interno di EVOCA sarà di fondamentale importanza per la risoluzione della questione.

Informazioni aziendali e dati personali: uso e tutela

La riservatezza delle informazioni aziendali è un bene che EVOCA tutela al massimo grado: ogni informazione ottenuta dai Destinatari in relazione alla propria attività è di proprietà di EVOCA.

I Destinatari che possano venire a conoscenza di informazioni non di pubblico dominio devono usarle con la massima cautela e cura esclusivamente per gli scopi loro assegnati ed entro i limiti fissati da EVOCA, evitandone la divulgazione a persone non autorizzate, sia all’interno, sia all’esterno di EVOCA.

EVOCA s’impegna a trattare i dati personali dei Destinatari o di altri terzi in adempimento di quanto previsto dalle normative in materia di protezione dei dati personali in vigore nei paesi in cui EVOCA opera e dalle competenti Autorità di controllo nazionali.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione

EVOCA vieta di dare, offrire o promettere denaro o qualsiasi altra utilità, come servizi, prestazioni o favori che possano essere ragionevolmente interpretati come eccedenti qualsiasi consueta pratica di cortesia, nonché per esercitare pressioni illegali su funzionari pubblici, persone responsabili di pubblica utilità di servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o enti titolari di concessione per servizi di pubblica utilità, loro parenti o conviventi, per indurre il compimento o l’omissione da qualsiasi atto conforme o contrario ai doveri d’ufficio, per il vantaggio o nell’interesse della Società.

Qualsiasi Destinatario che riceva una richiesta o una proposta di benefici da pubblici ufficiali o incaricati di pubblici servizi ne dà immediata comunicazione al proprio superiore (ovvero, qualora il conflitto di interessi riguardi un amministratore o un sindaco, agli altri componenti dell’organo di cui è parte l’amministratore o il sindaco in questione, o se il conflitto riguarda un amministratore unico o un sindaco unico, all'assemblea dei soci di EVOCA) o al suo referente EVOCA, se si tratta di terzi.

Non è consentito presentare a enti pubblici, nazionali o comunitari, dichiarazioni mendaci al fine di ottenere aiuti pubblici, contributi o agevolazioni finanziarie o per ottenere concessioni, autorizzazioni, licenze o qualsiasi altro atto amministrativo.

E' vietato destinare qualsivoglia somma di denaro ricevuta da enti pubblici, nazionali o comunitari a titolo di sussidi, contributi o prestiti per scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.

Rapporti con clienti, fornitori e terzi

I rapporti con i clienti devono essere sviluppati sulla base della reciproca trasparenza e nel rispetto delle norme di legge, del mercato e della concorrenza.

Ogni singolo incentivo commerciale (commissione, sconto, credito, indennità) dovrà essere conforme alle leggi applicabili e alle pratiche di mercato comuni.

Le funzioni aziendali selezioneranno i fornitori e acquisteranno beni e servizi sulla base di valutazioni oggettive di competitività, qualità, redditività, prezzo e integrità.

I Destinatari non possono accettare alcun regalo, presente o simile, se non direttamente ascrivibile a consueti rapporti di cortesia e purché di modico valore. Qualora un Destinatario riceva una proposta di benefici da un fornitore, deve riferirne immediatamente al suo superiore.

E' fatto divieto di dare o promettere denaro o altri benefici ad amministratori, dirigenti, sindaci, liquidatori di società o enti (clienti, fornitori e terzi), al fine di indurre la suddetta parte/parti a non impegnarsi, o a intraprendere, azioni in violazione degli obblighi del proprio ufficio e in violazione della fiducia, allo scopo di procurare un beneficio, diretto o indiretto, a EVOCA

Rapporti con l’Autorità giudiziaria

I Destinatari devono offrire la massima collaborazione all’Autorità giudiziaria in caso di richieste, indagini o processi di quest’ultima e comportarsi con la massima lealtà, correttezza e rispetto della legge.

È fatto divieto di esercitare pressioni, di qualsiasi natura, su una persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’autorità giudiziaria, al fine di indurla a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci.

È fatto divieto di aiutare chi abbia realizzato un fatto penalmente rilevante ad eludere le investigazioni dell’autorità, o a sottrarsi alle ricerche di questa.

Gestione delle risorse umane

Costituiscono principi fondamentali della gestione delle risorse umane di EVOCA:

offrire pari opportunità di lavoro senza discriminazioni di razza, sesso, età, orientamento sessuale, stato di salute e disabilità, nazionalità, credo religioso, appartenenza politica e sindacale;
assicurare un trattamento equo e meritocratico;
diffondere e consolidare una cultura della sicurezza dell’ambiente di lavoro ed operare per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, tanto da un punto di vista fisico che psichico;
assicurare la tutela della privacy dei dipendenti ed il diritto degli stessi a lavorare senza subire illeciti condizionamenti.

EVOCA, in osservanza delle Convenzioni dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro, si impegna:

a rispettare i diritti umani fondamentali;
alla prevenzione dello sfruttamento minorile;
a non utilizzare il lavoro forzato o eseguito in condizioni di schiavitù o servitù;

esigendo lo stesso da parte dei propri clienti e fornitori.

EVOCA esige che, nelle relazioni di lavoro interne ed esterne, non venga dato luogo a:

riduzione o mantenimento in stato di soggezione mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di autorità, approfittamento di una situazione di inferiorità fisica o psichica o di una situazione di necessità o mediante la promessa o la dazione di somme di denaro o di altri vantaggi a chi ha autorità sulla persona;
molestie, anche di carattere sessuale.

In ottemperanza delle disposizioni normative in materia, è vietato instaurare un rapporto di lavoro con soggetti privi di permesso di soggiorno o con permesso di soggiorno annullato, revocato o scaduto e per cui non è stato chiesto il rinnovo entro i termini di legge.
È garantita la corresponsione di retribuzioni conformi alle previsioni di legge e che non vi siano violazioni in materia di sicurezza e igiene nei luoghi di lavoro e sottoposizioni dei lavoratori a condizioni di lavoro, metodi di sorveglianza e situazioni alloggiative degradanti.

Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti

È vietato porre in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del lavoratore o del collaboratore che segnala illeciti per motivi collegati direttamente o indirettamente a segnalazioni di illeciti o di violazioni del presente Codice.
È altresì vietato effettuare, con dolo o colpa grave, segnalazioni che si rivelino infondate.

Gestione dei flussi finanziari

È vietato sostituire o trasferire denaro, bene o altra utilità derivante da un reato o compiere qualsiasi altra operazione con riferimento ad essi al fine di ostacolare l’identificazione della loro provenienza delittuosa.

È altresì vietato utilizzare tali beni in attività economiche o finanziarie.

A tal fine, in via preventiva, tutte le informazioni disponibili (comprese quelle finanziarie) riguardanti controparti commerciali e fornitori devono essere verificate per accertare la loro rispettabilità e la loro legittima attività prima di avviare attività con esse.

Incassi

Qualsiasi incasso per la vendita di prodotti dovrà essere effettuato direttamente dal soggetto cui è riferibile l’operazione commerciale (EVOCA o, a seconda dei casi, i clienti o fornitori di EVOCA) e non sono ammessi incassi da parte di terzi.

Ogni incasso dovrà essere debitamente registrato negli appositi libri contabili e dovrà osservare, altresì, le norme fiscali vigenti.

Registrazioni contabili

EVOCA fornisce una rappresentazione chiara, corretta e veritiera delle proprie registrazioni, effettuate in conformità alla normativa vigente, ai principi contabili e nel rispetto delle norme fiscali vigenti, in modo tale da assicurare la trasparenza e la tempestività di verifica.

Ogni operazione e transazione finanziaria deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Di ogni operazione deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento. A tal fine vi deve essere un adeguato supporto documentale che permetta di controllare, in ogni momento, le motivazioni dell’operazione e chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

Contributi, sponsorizzazioni e omaggi

Sono ammessi contributi e sponsorizzazioni a privati ed enti pubblici e non profit, che siano regolarmente costituiti, specie se finalizzati ad obiettivi sociali, culturali e di solidarietà, esclusivamente nel rispetto delle prescrizioni della normativa contabile e fiscale.

Tutela e utilizzo dei beni aziendali

Ogni singolo Destinatario è direttamente e personalmente responsabile della tutela e della conservazione dei beni materiali e immateriali che gli sono stati assegnati per lo svolgimento della propria attività lavorativa all’interno dell’azienda.

Le risorse tecnologiche devono essere utilizzate nel rispetto delle regole in vigore e secondo le politiche EVOCA.

Tutela della proprietà intellettuale e industriale

EVOCA garantisce – ed esige dai propri fornitori e clienti – l’assoluta tutela dei diritti di proprietà industriale (marchi, brevetti, segni distintivi, disegni, modelli industriali, opere dell’ingegno, ecc.) propri ed altrui.

È fatto divieto di contraffare, alterare, far uso, porre in vendita, fabbricare o adoperare industrialmente oggetti o altri beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale altrui.

È fatto divieto di porre in vendita o mettere altrimenti in circolazione opere dell’ingegno o prodotti industriali con nomi, marchi o segni distintivi atti ad indurre in inganno il cliente o EVOCA sull’origine, provenienza o qualità del prodotto o dell’opera.

Sicurezza sui luoghi di lavoro

EVOCA è scrupolosa nel rispetto delle norme in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro in vigore nei Paesi in cui opera ed esige il medesimo rispetto da parte dei propri fornitori e clienti.

I dipendenti ed i collaboratori di EVOCA assicurano la massima disponibilità e collaborazione nei confronti di tutti i soggetti incaricati della gestione della sicurezza ovvero di chiunque venga a svolgere ispezioni e controlli per conto degli enti preposti.

Ove un dipendente o collaboratore di EVOCA riscontri anomalie o irregolarità in materia, dovrà tempestivamente informarne il responsabile interno della sicurezza.

Tutela dell’ambiente

EVOCA contribuisce alla diffusione ed alla sensibilizzazione delle tematiche relative alla tutela dell’ambiente e condanna qualsiasi forma di danneggiamento e compromissione dell’eco-sistema.

Tutti i Destinatari devono gestire la propria attività in modo eco-compatibile e nel rispetto della normativa in vigore nei paesi in cui operano.

A tal fine, essi si impegnano, tra l’altro, a:

valutare e gestire i rischi ambientali;
correggere prontamente le condizioni che minacciano l’ambiente;
svolgere le relative verifiche periodiche;
gestire e smaltire i rifiuti secondo le norme vigenti in materia;
richiedere le autorizzazioni necessarie per lo svolgimento della propria attività e gli eventuali rinnovi previsti;
selezionare i fornitori effettuando una preventiva verifica circa il possesso delle autorizzazioni richieste per legge.

La ricerca e l’innovazione tecnologica devono essere dedicate, in particolare, alla realizzazione e promozione di prodotti e processi sempre più compatibili con l’ambiente.

Controllo delle esportazioni

EVOCA rispetta – e pretende dai propri fornitori e clienti il rispetto di – tutte le applicabili disposizioni di legge, nazionali ed internazionali, in materia di esportazioni e controllo delle esportazioni.

Prima di procedere ad un’esportazione di prodotti, tutti i Destinatari interessati devono verificare se la medesima è soggetta ad autorizzazioni o misure restrittive (es. sanzioni, embarghi, etc.) e/o se il destinatario rientra nelle liste di soggetti nei confronti dei quali esiste un divieto a vendere, ai sensi delle applicabili disposizioni, nazionali e internazionali, di legge.

Massima cooperazione deve essere inoltre data da tutti i Destinatari alle competenti autorità di controllo degli Stati dove EVOCA opera in tutte le questioni relative all’esportazione.

Tutti i libri e i registri devono tempestivamente e adeguatamente riflettere tutte le operazioni e gli eventuali i rapporti con le competenti autorità di controllo ed essere conservati per il periodo previsto dalle applicabili disposizioni di legge.

Approvvigionamento responsabile dei minerali originari di zone di conflitto (“Conflict Minerals”)

EVOCA persegue l’obiettivo di un approvvigionamento responsabile, nell’ambito della propria catena di fornitura, dei minerali o metalli originari di zone di conflitto o ad alto rischio – quali stagno, tungsteno, tantalio e oro (c.d. “Conflict Minerals”) – incorporati nei componenti dei propri prodotti acquistati dai fornitori, rispettando e imponendo a questi ultimi il rispetto della normativa applicabile.

Tutti i fornitori devono dichiarare a EVOCA la presenza nei prodotti forniti, e l’origine, dei Conflict Minerals e rispettare la relativa legislazione in materia. A tal fine, i fornitori devono condurre una verifica sistematica sulla loro catena di approvvigionamento, in conformità con l’ultima edizione delle relative linee guida OCSE (https://www.oecd.org/corporate/mne/mining.htm).

I CONTROLLI

Controlli

EVOCA effettua periodici controlli sul rispetto, da parte di ciascun Destinatario, delle prescrizioni di cui al Codice.

EVOCA garantisce inoltre un’organizzazione interna del lavoro tale che:

esiste un adeguato livello di segregazione delle responsabilità in modo che la realizzazione di ogni singolo processo richiede il supporto congiunto di più funzioni aziendali;
tutte le azioni e le operazioni sono adeguatamente registrate ed è possibile controllare il processo di decisione, autorizzazione ed esecuzione;
le scritture contabili sono tenute con cura, completezza e tempestività nel rispetto delle procedure contabili applicabili al fine di rappresentare in modo veritiero la situazione patrimoniale/finanziaria e l’attività di gestione.

Ogni Destinatario è tenuto a riportare a EVOCA ogni violazione delle disposizioni del Codice Etico, riferendo e documentando ogni circostanza utile al fine di consentire a EVOCA di effettuare le dovute verifiche del caso.

A tal fine, ciascuna società del Gruppo EVOCA creerà e adeguatamente pubblicizzerà, sia all’interno che all’esterno, un proprio canale appositamente dedicato a tale tipo di comunicazioni.

Sistema disciplinare

L’insieme delle regole del Codice è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro in EVOCA, che ciascun dipendente o collaboratore è tenuto ad osservare, in virtù delle leggi civili e penali vigenti nei paesi in cui EVOCA opera.

Eventuali violazioni del Codice Etico da parte di dipendenti o collaboratori di EVOCA potranno dare luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nei confronti del Destinatario che ha commesso la violazione, nel rispetto della legge.

In particolare, nei confronti dei fornitori e clienti, il mancato rispetto dei precetti contenuti nel presente Codice potrà comportare, nei casi più gravi, la risoluzione del rapporto contrattuale, sulla base di un’esplicita previsione contrattuale.

Codice etico e codici di condotta

CODICE ETICO

Premessa

Principi generali

I Destinatari

Ambito territoriale di applicazione

Pubblicità

Aggiornamenti

LE NORME

I CONTROLLI

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